Giáo trình Nghiệp vụ thư ký
➤ Gửi thông báo lỗi ⚠️ Báo cáo tài liệu vi phạmNội dung chi tiết: Giáo trình Nghiệp vụ thư ký
Giáo trình Nghiệp vụ thư ký
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN - VÀN PHÒNG BỌ MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÔNGTÀI LIỆU HỌC TẠP HỌC PHÀNNGHIỆP vụ THƯ KÝ(Giáng viên: Ths.Đặng Thanh Nam)TI’ Giáo trình Nghiệp vụ thư ký ’. Hò CHÍ MINH - 2020LỜI NÓI ĐÀUHiện nay. kin nền kmh tế Việt Nam phát triển, hội nhập VỚI quốc tế một cách sâu rộng trên tất cả các lĩnh vực thi nhiều cơ quan/doanh nghiệp rất cần đến vị trí lao động giúp việc cho các nhà lành đạo. Đó là vị tri "thư ký", người giúp việc trực tiếp cho các nhà Lành đ Giáo trình Nghiệp vụ thư ký ạo. Cũng không hãn răng trước đày không có vị trí lao động này trong các cơ quan doanh nghiệp, nhưng vị tri "thư ký” ngày này (đặc biệt trong khối doaGiáo trình Nghiệp vụ thư ký
nh nghiệp) thì có sự khác biệt rắt lớn về phẩm chất đạo đức. về trình độ. về kỳ năng nghề nghiệp, tác phong lao động và sự tư duy trong lao động. PhạmTRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN - VÀN PHÒNG BỌ MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÔNGTÀI LIỆU HỌC TẠP HỌC PHÀNNGHIỆP vụ THƯ KÝ(Giáng viên: Ths.Đặng Thanh Nam)TI’ Giáo trình Nghiệp vụ thư ký quân trị. thống kê. lễ tân đối ngoại, nghiệp vụ về kinh tế-thương mại... Tập tài liệu này cung cấp một phần nhò kiến thức, kỳ nãng về người thư ký Lành đạo. giúp sinh viên chuyên ngành Ngoại ngừ có nhùng hiểu biết nhất đinh ve vị trí lao động này để có thê thực hiện được các yêu cầu công việc trong Giáo trình Nghiệp vụ thư ký tương lai tại các cơ quan doanh nghiệp.TÁC GIẢ2CHƯƠNG 1TONG QI AN VẺ NGHÉ THƯ KÝ1.1.Quan niệm vê thư ký và nghê thư ký1.2.Chức trách, nhiệrn vụ cứa ngGiáo trình Nghiệp vụ thư ký
ười thư ký1.3.Các yêu cầu dồi vái người thư ký1.1.Quan niệm về thư ký và nghề thư ký1.1.1.Thư kýBàl kỳ một cơ quan, cồng ly, doanh nghiệp (sau đây gọiTRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN - VÀN PHÒNG BỌ MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÔNGTÀI LIỆU HỌC TẠP HỌC PHÀNNGHIỆP vụ THƯ KÝ(Giáng viên: Ths.Đặng Thanh Nam)TI’ Giáo trình Nghiệp vụ thư ký lân, giao liếp, hướng dần cho khách và đồng nghiệp; trực diện thoại; tiếp nhận vãn ban. don. thư; soạn thao vãn bân; kiêm tra emal. fax và báo cáo lành đạo; giãi quyết các thú lục hành chính liên quan tới lành đạo và đông nghiệp; tô chức và tham gia tô chức các hoạt động như họp. hội nghị, chuân bị Giáo trình Nghiệp vụ thư ký chuyến công tác cho lãnh đạo... Do vị trí làm việc liên quan tới công tác quàn lý, điều hành cúa lành đạo nên người dược bổ trí vào công việc này làGiáo trình Nghiệp vụ thư ký
những người dược lựa chọn càn thận. Họ thường là những người nhà nhặn, lịch sự, nhanh nhẹn, giói giao tiếp; am hiểu về hoạt động cùa tò chức cùng như TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN - VÀN PHÒNG BỌ MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÔNGTÀI LIỆU HỌC TẠP HỌC PHÀNNGHIỆP vụ THƯ KÝ(Giáng viên: Ths.Đặng Thanh Nam)TI’ Giáo trình Nghiệp vụ thư ký lại thì thư ký là những người trực tiêp giái quyết những công việc hành chính, giúp việc cho lãnh đạo đê họ tập trung vào công tác điêu hành tô chức một cách hiệu quà.Theo lô chức thư kỷ chuyên nghiệp quốc tế (IPS) thì thư ký là người trợ giúp của cấp quán trị, là người nắm vừng các nghiệp vụ hành Giáo trình Nghiệp vụ thư ký chính vãn phòng, có khá nâng nhận lãnh trách nhiệm nùi không cằn kiêm tra trực tiếp, củ óc phán đoản, óc sáng kiến và đưa ra các quyết định trong phạmGiáo trình Nghiệp vụ thư ký
vi quyền hạn.Bén cạnh đó. cùng với sự phát triên của xã hội thì cùng xuâl hiện thêm nhùng vị trí lao dộng mới như thư kỹ/trợ ký' giám đổc (như thư kýTRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN - VÀN PHÒNG BỌ MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÔNGTÀI LIỆU HỌC TẠP HỌC PHÀNNGHIỆP vụ THƯ KÝ(Giáng viên: Ths.Đặng Thanh Nam)TI’ Giáo trình Nghiệp vụ thư ký iệu: dam nhận các yêu cẩu về thông tin. giao tiếp và tô chức sàp xềp công việc hãng ngày nham ho Irợ. phục vụ cho hoạt động của rnọt cơ quan đon vị); thư kỹ ỵ khoa (là người tư vần. hồ trợ. hướng dần bệnh nhân; tiếp nhận và xư lý bước đâu các hô sơ bệnh án. làm nghiệp vụ hanh chính, lồ chức phôi hợp Giáo trình Nghiệp vụ thư ký giữa các khoa phòng; trợ giúp cho bác sỳ vã diều dường trong cơ sớ y tế); thư ký dự án (lã người thực hiện các công việc vãn phòng, giãi quyêl các thGiáo trình Nghiệp vụ thư ký
ú lục hành chính, duy trì các môi quan hệ. thực hiện công tác diều phối nguồn lực nhẩm trợ giúp cho lãnh dạo quán lý. triên khai thực hiện các dự án).TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN - VÀN PHÒNG BỌ MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÔNGTÀI LIỆU HỌC TẠP HỌC PHÀNNGHIỆP vụ THƯ KÝ(Giáng viên: Ths.Đặng Thanh Nam)TI’ Giáo trình Nghiệp vụ thư ký : giai quyết các thu ụic và quan lý vãn bàn. hồ sơ. tài liệu; hướng dần. giãi dáp. tư vấn cho khách hàng...31.1.2.Nghề thư kýThư ký một nghề và xuất hiện ờ hầu hết tò chức (đặc biệt là các doanh nghiệp) vì đơn giãn là các nhà quản trị cấp cao có quá nhiều việc phái giãi quyết, và họ cần có người giú Giáo trình Nghiệp vụ thư ký p việc hàng ngày. Nhiệm vụ cua thư ký tương đôi rộng và có tính tòng hợp như các công việc liên quan tới công việc hành chính văn phòng: xử lý văn bânGiáo trình Nghiệp vụ thư ký
. hô sơ. tài liệu: thu thập và báo cáo thông tin: thực hiện các hoạt động lề tân. giao tiêp. đôi ngoại; điêu phôi các hoạt động liên quan tới chương tTRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN - VÀN PHÒNG BỌ MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÔNGTÀI LIỆU HỌC TẠP HỌC PHÀNNGHIỆP vụ THƯ KÝ(Giáng viên: Ths.Đặng Thanh Nam)TI’ Giáo trình Nghiệp vụ thư ký .. Ngoài những công việc nêu trên, người thư ký kill làm việc tại các doanh nghiệp còn hồ trợ cho hoạt động quàn lý - sán xuất - kinh doanh như tham gia vào công tác tuyên dụng lao động: làm việc với các nhà cung cấp. nhà phân phối, khách hang theo yêu cầu của Lành đao, giài quyết các thù tục liên q Giáo trình Nghiệp vụ thư ký uan tới xuất nhập khâu hàng hóa; lo thủ tục hành chính liên quan tới hoạt động cùa doanh nghiệp... Trong quá trình Làm việc, họ thường xuyên tiếp xúcGiáo trình Nghiệp vụ thư ký
và giâi quyết công việc với các nhà Lành đạo, với đồng nghiệp và với những cá nhân, tố chức bên ngoài. Các công việc này đều anh hương tới hoạt động cTRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN - VÀN PHÒNG BỌ MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÔNGTÀI LIỆU HỌC TẠP HỌC PHÀNNGHIỆP vụ THƯ KÝ(Giáng viên: Ths.Đặng Thanh Nam)TI’ Giáo trình Nghiệp vụ thư ký này cùng những yêu câu nhất định về phâm chất đạo đức. về chuyên môn nghiệp vụ; về hình thức, về khả năng giao tiếp.Ngày nay. với mô hình các tập đoàn, tông công ty hay vói các doanh nghiệp có quy mô lớn thì ngay trong một đơn VI của doanh nghiệp, do khối lượng công việc lớn thì ngay các phòng ban Giáo trình Nghiệp vụ thư ký cũng cần có một thư ký’ của phòng. Chăng hạn phòng Kinh doanh của công ty cũng cân một người thường xuyên thường trực tai phòng và giai quyết các côngGiáo trình Nghiệp vụ thư ký
việc như: tiếp nhận các hồ sơ. tài liệu và chuyển cho lãnh đạo phòng và các đong nghiệp: chuyên giao các văn bân. thông tin theo yêu cầu của trường pTRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN - VÀN PHÒNG BỌ MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÔNGTÀI LIỆU HỌC TẠP HỌC PHÀNNGHIỆP vụ THƯ KÝ(Giáng viên: Ths.Đặng Thanh Nam)TI’ Giáo trình Nghiệp vụ thư ký dịch hoặc qua điện thoại, qua email: giãi quyết các công việc có liên quan tới các phòng ban khác và với bên ngoài; hồ trợ các đong nghiệp bang việc cung cấp thông tin. số liệu một cách nhanh chóng, chính xác... Nhờ có họ mà công việc cua phòng được sap xếp. bo tri ngàn nắp, khoa hoe; thông tin được Giáo trình Nghiệp vụ thư ký truyền đat hay xư lý nhanh chóng: các công việc hậu can của phòng được xử lý nhanh chóng góp phần giải quyết nhanh chóng các hợp đông, dự án hay cácGiáo trình Nghiệp vụ thư ký
nhiệm vụ mà phòng phái thực hiện.Chính vì the. thư ký’ là một công việc, đóng góp không nho vào sự thành công cua lãnh đạo và của doanh nghiệp. Người TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN - VÀN PHÒNG BỌ MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÔNGTÀI LIỆU HỌC TẠP HỌC PHÀNNGHIỆP vụ THƯ KÝ(Giáng viên: Ths.Đặng Thanh Nam)TI’ Giáo trình Nghiệp vụ thư ký đồng nghiệp và khách hàng.1.2.Chức trách, nhiệm vụ của người thư ký1.2.1.Chức trách cùa người thư kýCông việc cúa người thư ký là thường xuyên, liên tục. có tính chất giúp việc cho Lành đạo trong công tác quan lý và điêu hành và hồ trợ cho công tác chuyên môn của đông nghiệp và khách hàng, đối tác. Giáo trình Nghiệp vụ thư ký Chức trách của người thư ký Là thực hiện tốt các nghiệp vụ hành chính vãn phòng, giúp việc cho Lành đạo và hồ trợ về mặt thu tục. giày tờ. thông tin cGiáo trình Nghiệp vụ thư ký
ho đóng nghiệp ở các đon vị. phòng ban chuyên môn cũng như các khách hàng, đối tác trong quá trình làm việc. Bên cạnh đó. trong phạm vi chức năng, nhiTRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN - VÀN PHÒNG BỌ MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÔNGTÀI LIỆU HỌC TẠP HỌC PHÀNNGHIỆP vụ THƯ KÝ(Giáng viên: Ths.Đặng Thanh Nam)TI’ Giáo trình Nghiệp vụ thư ký ào đặc diêm của từng cơ quan, doanh nghiệp và theo phân cấp quàn lý thì nhiệm vụ cua người thư ký có thê khác nhau. Tuy nhiên, trên thưc tế có thê nhận thay các nhiệm vụ chính của người thư ký như sau:ỉ.2.2.1. Nhiệm vụ hành chính văn phòng:-Trực văn phòng, trục tòng đài điên thoại, hướng dần và giai Giáo trình Nghiệp vụ thư ký quyết thu tục hành chính cho đong nghiệp: tư vấn. hướng dẫn cho khách hàng tới giao dịch, làm việc với lãnh đạo/công ty.-Tiếp nhận báo chí. văn ban.Giáo trình Nghiệp vụ thư ký
giấy tờ gứi tới cho lành đạo và chuyển giao cho các đơn vị. cá nhân theo thầm quyền.TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN - VÀN PHÒNG BỌ MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÔNGTÀI LIỆU HỌC TẠP HỌC PHÀNNGHIỆP vụ THƯ KÝ(Giáng viên: Ths.Đặng Thanh Nam)TI’Gọi ngay
Chat zalo
Facebook